Como fazer um invoice?

Para fazer um invoice, você precisa criar um documento que funcione como uma fatura internacional, detalhando a operação de venda. Nele, devem constar obrigatoriamente informações como a descrição do produto ou serviço, os valores, os dados de quem vende e de quem compra, além da forma e da moeda de pagamento.

Este guia foi criado para ajudar você a entender o passo a passo para emitir um invoice, o que incluir no documento e como gerenciar os pagamentos de forma profissional. Ao final, você terá o conhecimento para resolver os problemas mais comuns e terá em mãos informações valiosas para garantir a saúde financeira de sua empresa.

Passo a passo para emitir um invoice

A emissão de um invoice pode ser feita de forma manual, usando uma planilha, ou com a ajuda de um software de gestão. O ideal é que você use um modelo de documento que seja claro e que tenha todos os dados essenciais para a transação. Você pode consultar seu contador para solicitar um modelo de invoice adequado.

A responsabilidade na emissão do invoice é sua, e o envio deve ser feito de forma precisa. Um erro no documento pode atrasar a liberação da mercadoria na alfândega e causar problemas com o pagamento. Para ajudar no processo, vamos detalhar o passo a passo para emitir o documento da forma correta.

1. Coleta de dados do cliente e da sua empresa

A primeira etapa para gerar um invoice é coletar todos os dados necessários. É importante que você tenha em mãos informações sobre a sua empresa e o seu cliente no exterior, para que o documento seja válido. Você precisa ter:

• Nome e endereço completo da sua empresa e do seu cliente.
• Número do seu CNPJ ou CPF e do seu cliente.
• Contatos de ambas as empresas, com e-mail e telefone.

2. Descrição dos serviços ou produtos

A descrição dos serviços ou produtos é a parte mais importante do invoice. Ela deve ser clara e detalhada, para que não haja dúvidas sobre o que foi vendido.

• A descrição do produto ou serviço deve ser feita em inglês ou no idioma do país de destino.
• A quantidade, o valor unitário e o valor total da transação devem ser especificados.
• Se a transação for de produtos, a descrição deve incluir o peso, a embalagem e a classificação fiscal da mercadoria.

3. Definição da moeda e forma de pagamento

O invoice é um documento de uso internacional, e é fundamental que você defina a moeda e o meio de pagamento que será usado na transação.

• A moeda da transação deve ser especificada.
• A forma de pagamento deve ser definida, com a indicação da conta bancária ou da plataforma de pagamento que será usada.
• As condições de pagamento, como o prazo para o pagamento, também devem ser especificadas.

4. Cálculo de valores e impostos

O cálculo de valores e impostos é uma etapa crucial na emissão de um invoice. O documento deve ter o valor total da transação, com todos os impostos e taxas que incidem sobre a operação. Essa é também uma parte essencial do seu planejamento tributário.

• O valor do produto ou serviço deve ser especificado, com o valor unitário e o total.
• Os impostos e taxas que incidem sobre a transação devem ser detalhados, com o valor de cada um.
• O valor total da fatura, com todos os custos inclusos, deve ser especificado.

5. Emissão e envio do documento

Após preencher todos os dados, o invoice deve ser emitido e enviado para o cliente.

• A emissão do documento deve ser feita em formato digital, com uma cópia em PDF ou em outro formato seguro.
• O envio do documento deve ser feito por e-mail, com a cópia anexada e uma mensagem clara sobre a transação.
• A data de emissão e o número do documento, que deve ser sequencial, devem constar no documento.

Problemas comuns ao emitir um invoice e como resolvê-los

A emissão de um invoice é um processo que pode ter contratempos, mas o ideal é que você saiba como resolvê-los para garantir a saúde do seu negócio. Abaixo, listamos algumas das principais dificuldades e como solucioná-las.

Erro nos dados do cliente

Um erro nos dados do cliente pode atrasar a liberação da mercadoria na alfândega e causar problemas com o pagamento.

• Verifique os dados do cliente antes de emitir o documento, para se certificar de que tudo está correto.
• Se você já emitiu o documento com o erro, entre em contato com o cliente e peça a correção.
• O ideal é que você tenha um modelo de documento que seja fácil de editar para fazer as correções.

Pagamento atrasado

O pagamento atrasado de um invoice pode causar problemas no seu fluxo de caixa e no seu planejamento financeiro.

• Entre em contato com o cliente para se certificar de que ele recebeu o documento e que está ciente do prazo de pagamento.
• Envie um e-mail de lembrete antes do prazo de pagamento, para evitar atrasos.
• O ideal é que você tenha uma política de cobrança clara, com um prazo para o pagamento e uma penalidade em caso de atraso.

Receba por seus invoices com o Mercado Pago

A emissão correta do invoice é apenas o primeiro passo para garantir uma transação internacional segura. O segundo, igualmente crucial, é definir como você receberá o pagamento de forma prática e vantajosa. Centralizar seus recebimentos na conta Mercado Pago elimina a burocracia das transferências tradicionais e oferece um ecossistema completo para a gestão financeira do seu negócio, unindo segurança, controle e agilidade em um só lugar.

Ao trazer seus pagamentos internacionais para o Mercado Pago, você aproveita benefícios como:

• Segurança e credibilidade: ofereça ao seu cliente no exterior a confiança de pagar por uma plataforma robusta e amplamente reconhecida na América Latina, processando a cobrança em reais (BRL) de forma transparente para ele.
• Centralização financeira: unifique todos os seus recebimentos — de vendas locais com Pix e cartão a pagamentos internacionais — em um único lugar. Isso simplifica drasticamente o controle do seu fluxo de caixa e a conciliação financeira.
• Gestão integrada e automatizada: utilize nosso sistema de gestão para ter uma visão completa do seu negócio. A ferramenta permite acompanhar cada etapa da cobrança, monitorar pagamentos, gerar relatórios de performance e controlar o faturamento sem precisar de planilhas ou softwares externos.
• Simplicidade na cobrança: gere um link de pagamento em reais e envie para seu cliente. Ele poderá pagar com o cartão de crédito internacional, e o valor é convertido e depositado diretamente na sua conta Mercado Pago, já em moeda local e com taxas competitivas.
• Acesso a mais soluções: manter um histórico de recebimentos na sua conta Mercado Pago pode facilitar o acesso a linhas de crédito e outras soluções financeiras criadas para impulsionar o crescimento da sua empresa.

Controle completo nas suas negociações internacionais

A gestão de invoices é a parte mais importante para o seu negócio, pois um erro pode levar a atrasos, problemas de fluxo de caixa e até mesmo à perda de clientes. Ter um controle rigoroso sobre os pagamentos e recebimentos é fundamental para garantir a saúde financeira e manter uma imagem profissional no mercado.

Para gerenciar isso de forma eficiente, a tecnologia é a melhor aliada. O sistema de gestão Mercado Pago ajuda você a automatizar o processo de recebimento de faturas, controlar seu fluxo de caixa e ter uma visão completa das suas finanças. Assim, você garante que os pagamentos sejam feitos em dia e pode dedicar seu tempo para cuidar do crescimento do seu negócio.